Agora que o inverno foi embora, algumas academias se preparam para receber um número maior de alunos se matriculando na esperança de estarem prontos para o verão. É hora de alguns empresários especialmente aqueles que tiveram uma desistência muito grande de alunos durante o ano também preparar sua equipe e isso começa pela secretária, a primeira pessoa a lidar com o cliente. 

Vivemos numa época em que as pessoas estão cada vez mais esclarecidas e não há mais lugar para os “espertos”. Aqueles querendo levar vantagem em tudo ou tentando enganar os clientes com falsas promessas. Ficou mais difícil ser desonesto sem ser descoberto e todo mundo ficar sabendo. Num ambiente como é a academia de ginástica a exigência por um comportamento ético é maior ainda porque estamos lidando com o público e a ele prestando um serviço esperando ser de qualidade. Além disso, esse público em sua maioria vem em busca de uma auto-estima perdida no meio de uns quilinhos adquiridos no inverno e o primeiro contato que esse cliente vai ter é com a secretária que não precisa ser a Deusa da beleza, mas deve ter educação, simpatia natural, respeito, estar uniformizada, penteada, ser discreta, conhecer bem o funcionamento da academia e as opções de atividades físicas disponíveis.

Normalmente a primeira atitude da secretária é mostrar a academia passando com o cliente em todas as instalações procurando fazer isso com o máximo de naturalidade possível respondendo sinceramente todas as perguntas que venham ser formuladas. Se não souber responder é melhor não inventar, dizer que não sabe e procurar a resposta o mais rápido possível com outro membro da equipe.

Em seguida se o cliente resolveu ficar é preenchido uma ficha cadastro e as informações passadas de todo e quaisquer clientes são em princípio sigilosas. Ou seja, secretária educada não comenta em hipótese nenhuma para quem quer que seja qualquer informação ali contida. Número de telefone e endereço só são repassados para outras pessoas mediante autorização formal. Em nenhum momento a secretária pode demonstrar curiosidade pela situação que levou o cliente à academia seja por estar com excesso de peso ou com algum problema de saúde em que um médico tenha sugerido fazer atividade física.

Alguns clientes podem enxergar na secretária uma extensão do profissional de Educação Física e fazer perguntas pertinentes a alguma atividade física tais como musculação, ginástica entre outras. Não é função da secretária tecer comentário sobre ginástica e sim é dos profissionais de Educação Física que farão avaliação funcional e prescrever a atividade física mais adequada caso a caso.

Uma situação muito comum é a secretária ser chamada à sala do coordenador, chefe ou dono da academia para levar uma informação e/ou receber tarefa. Se ele estiver em reunião com o cliente, professor ou fornecedor o que ver ou ouvir é “segredo de estado” e não pode ser comentado com ninguém e muito menos dar palpites na conversa.

Uma qualidade muito especial que qualquer secretária deve ter é o respeito com o próximo. Quem lida com o público todos os dias está em contato com pessoas de diferentes raças, credos, classes sociais e até preferências sexuais. Todas devem ser tratadas com igualdade nas suas diferenças sem qualquer discriminação.

A ética profissional da secretária vai muito além do trato com o cliente. A empresa coloca a sua disposição para o exercício da função computadores, material de escritório entre outros. A utilização desses recursos para uso próprio é totalmente inadequada assim como usar da posição que ocupa para obter vantagem. Um ponto de muita discussão é a utilização da Internet. A empresa tem que disponibilizar para a secretária o recurso por ser bastante útil nas atribuições e facilitar o trabalho. O problema é quando a secretária passa a usar a ferramenta para uso próprio bater papo e etc. Claro que isso não é legal e algumas empresas até permitem em horários preestabelecidos.

Outro assunto que sempre ronda ambiente de academia é a questão do assédio sexual. Secretárias que não querem passar por situações desagradáveis devem ter cuidado com os modos, roupas, gestos, jeito de falar e comportamento para não atrair assédio e/ou interpretações duvidosas. Para exigir respeito é preciso tratar as pessoas da mesma forma e isso inclui a gerência que deve dar o exemplo à equipe.

Cartas para: lcmoraes@compuland.com.br
Luiz Carlos de Moraes CREF1 RJ 003529

Para Refletir: Para um bom entendedor uma piscada de olho pode ser o limite entre o céu e o inferno. Depende para onde se quer ir. Moraes 2009.

Sobre a Ética: Se todos nós dedicássemos mais tempo para educar nossas crianças não precisaríamos criar leis para os homens. Moraes 2009.